تحلیل هوشمند و تصمیم گیری دقیق با داشبورد مدیریتی

اگر مدیر یک مجموعه هستید؛ بدون شک تجربه مواجه شدن با داده های عظیم بخش های مختلف سازمان را دارید! در چنین موقعیتی بررسی داده های تمامی واحدهای مجموعه و تصمیم گیری بر اساس آن کار سخت و دشواری می شود. در این شرایط با داده هایی که در بخش های مالی، فروش، تولید و ... سازمان تهیه می شود باید چکار کرد؟! چطور می توان این داده ها را به اطلاعاتی مفید تبدیل کرد و در یک لحظه عملکرد سازمان را سنجید؟! پاسخ به این سوال ساده است: " با بهره گیری از هوش تجاری و سفارش طراحی داشبورد مدیریتی "
با مکانیزه شدن فرآیندهای کاری کسب و کارهای کوچک و بزرگ، سازمان ها نیز از این غافله عقب نماندند و جهت بهبود عملکرد سازمان، به طراحی داشبورد BI روی آوردند. داشبورد ها ابزاری مدرن برای مدیران هستند که با بهره گیری از تکنولوژی های نوین، کلیه داده های یک سازمان را جمع آوری و تحلیل کرده و آنها را به اطلاعاتی مفید و کاربردی تبدیل می کنند و در قالبی ساده به نمایش می گذارند. برای مثال در این حالت یک مدیر به جای مشاهده لیستی بلند بالا از درآمد ها و هزینه ها و نتایج محاسبات دستی؛ نموداری از درآمد و هزینه را می بیند و براساس آن بازدهی سازمان را می سنجد. بهره گیری از نرم افزار داشبورد مدیریتی، چهره ای شفاف از واحدهای سازمان را به مدیریت نشان می دهد و مدیر می تواند براساس داده های داشبورد، تصمیمات هوشمندانه تری بگیرد و آینده سازمان را متحول نماید.

بهره گیری از نرم افزار داشبورد مدیریتی، چهره ای شفاف از واحدهای سازمان را به مدیریت نشان می دهد.
مدیران می توانند براساس داده های داشبورد BI، تصمیمات هوشمندانه تری بگیرند و آینده سازمان را متحول نمایند.

اگر اطلاعات زیادی درباره داشبورد مدیریتی یا همان داشبورد BI ندارید؛ در ادامه مطلب با ما همراه باشید تا اطلاعاتی درباره انواع داشبورد مدیریتی، کاربردها و مزایای آن شرح دهیم و بررسی کنیم این دسته از پلتفرم ها برای چه کسب و کارهایی مناسب هستند. اما پیش از هر توضیحی لازم است به این سوال پاسخ دهیم که اصلا داشبورد مدیریتی چیست و چه نقشی در مدیریت یک سازمان دارد؟!

داشبورد مدیریتی چیست؟

پیتر دراکر بنیان گذار مدیریت مدرن می گوید: " اگر نتوانید چیزی را اندازه گیری کنید قادر به مدیریت آن نخواهید بود. " این گفته اهمیت اطلاعات و سنجش آنها در یک سازمان را نشان می دهد. برای اینکه بتوانید سازمان خود را به درستی مدیریت کنید، لازم است عملکرد واحدهای مختلف را براساس شاخص هایی اندازه گیری کنید. داشبورد مدیریتی پلتفرمی دیجیتال است که تمامی شاخص های کلیدی عملکرد سازمان را تجمیع و تحلیل می کند و نتایج آن را در قالب یک جدول، نمودار یا گراف نمایش می دهد. این ابزار برای مدیران یا سرپرستان تیم های سازمانی، امکان بررسی وضعیت عملکرد بخش های مختلف را مهیا کرده و کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه ای بگیرند.
اگر مدیرعامل، مدیر و یا مدیر آی تی یک سازمان یا شرکت هستید و به دنبال ابزاری برای نظم بخشیدن به امور، ساماندهی داده ها و کاهش نامه نگاری های فیزیکی می گردید؛ بهره گیری از هوش تجاری می تواند در تمامی این زمینه ها به شما کمک کند. در ادامه مزایای راه اندازی این نوع پلتفرم ها و اهداف استفاده از آن را بررسی می کنیم و با انواع آن آشنا می شویم.

مزایای راه اندازی داشبورد مدیریتی

به طور کلی هدف از راه اندازی داشبورد مدیریتی را می توان مدیریت هرچه بهتر داده ها، بهبود کیفیت خدمات و تسریع روند کاری سازمان ها معرفی کرد. البته طراحی داشبورد BI می تواند مزایای بسیاری را برای سازمان ها به همراه داشته باشد؛ از جمله:

• افزایش شفافیت در تصمیم گیری: مهم ترین مزیتی که نرم افزار داشبورد مدیریتی برای یک سازمان فراهم می کند؛ افزایش شفافیت است. داشبورد مدیریتی با ارائه گزارشی لحظه ای از عملکرد سازمان، موجب می شود تصمیم گیری ها براساس داده هایی دقیق و شفاف انجام شوند.
• صرفه جویی در زمان: داشبورد مدیریتی با تحلیل و دسته بندی دقیق اطلاعات؛ سازمان را از انجام محاسبات دستی و صرف زمان تهیه گزارش بی نیاز می کند. این موضوع سبب می شود تا کارکنان درگیر تهیه گزارشات پیچیده نشوند و اطلاعات صحیح با سرعت بیشتری در اختیار مدیران قرار بگیرد.
• کاهش هزینه های سازمان: با سفارش طراحی داشبورد مدیریتی، کارکنان زمان خود را صرف فعالیت های مهم و پربازده می کنند و تحلیل و محاسبات پیچیده و گزارش گیری ها را برعهده داشبورد می گذارند! بدیهی است این روال تاثیر شگفت انگیزی روی کاهش هزینه های سازمان داشته باشد.
• قابلیت تنظیم برای نیازهای خاص: داشبوردها با توجه به نیازهای سازمان و گزارشات موردنظر مدیر طراحی می شوند و در واقع قابلیت شخصی سازی دارند. این موضوع به مدیران این امکان را می دهد تا داشبورد مدیریتی خود را برای نیاز خاص خود (مثلا تهیه گزارشات مالی) تنظیم نمایند.
• مدیریت متمرکز داده ها: مدیریت داده ها به خصوص برای سازمان هایی که با ارباب رجوع طرف هستند؛ می تواند سخت و پرچالش باشد. از بایگانی کردن اطلاعات گرفته تا بررسی روند پرونده ها و گزارش گیری از تعداد آنها! داشبورد BI می تواند این مشکل را برطرف کرده و با مدیریت متمرکز داده ها، این چالش را برای سازمان رفع نماید.
• دسترسی سریع به اطلاعات: مدیران می توانند در هر زمان و مکانی، از طریق دستگاه های مختلف داده های سازمان را به صورت لحظه ای ملاحظه نمایند. این ویژگی موجب می شود تا یک مدیر حتی زمانی که در مجموعه حضور ندارد؛ بتواند کلیه فرآیند ها را بررسی و مدیریت کند.
• تسریع روند امور: داشبورد مدیریتی با ارائه گزارشات شفاف به مدیران و سایر ذینفعان، موجب افزایش هماهنگی بین بخش های مختلف سازمان می شود و امکان رصد کردن عملکرد بخش های مختلف سازمان را فراهم می کند.
• دریافت گزارشات دقیق و کاربردی: همانطور که اشاره شد، داشبوردها دقیقا مطابق با نیازهای خاص سازمان طراحی می شوند؛ در نتیجه دقیقا همان اطلاعاتی را به نمایش خواهند گذاشت که بدان نیاز است! در واقع داشبورد BI پس از جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها، اطلاعات را دقیقا مطابق با خواسته مدیران، در اختیار ایشان قرار می دهد.
• بهبود روند تصمیم گیری در امور مختلف: هدف از راه اندازی داشبورد مدیریتی می تواند بهبود روند تصمیم گیری باشد! موارد نام برده شده به خوبی می توانند گزارشاتی شفاف را در اختیار مدیر قرار دهند و طبیعتا این گزارشات شسته رفته تصمیم گیری را نیز راحت تر می کند.
• دسترسی سلسله مراتبی: دسترسی نرم افزار داشبورد BI فقط مختص مدیران نیست و افراد مختلف بسته به سطح دسترسی های مورد نظر سازمان، می توانند اطلاعات را بررسی کنند. این ویژگی موجب می شود تا امنیت اطلاعات به خوبی تامین و اصول محرمانگی رعایت شود.
• تقویت استراتژی های بازاریابی: همانطور که اشاره شد؛ داشبورد مدیریت می تواند اطلاعات مختلفی را در اختیار مدیران قرار دهد؛ یکی از این اطلاعات، گزارشات واحد فروش است. داشبورد مدیریتی با جمع آوری و تحلیل اطلاعات مربوط به سرنخ های فروش و مشتریان و پروژه ها؛ به مدیر این امکان را می دهد تا فعالیت های بازاریابی را رصد کند. با بررسی گزارشات دقیق و شسته رفته داشبورد، مدیر می تواند به راحتی نقاط ضعف را شناسایی کرده و آنها را برطرف نمیاد.
• طراحی ماژولار: اگرچه داشبورد BI بصورت اختصاصی و متناسب با نیازهای سازمان طراحی می شود؛ اما طراحی ماژولار به کاربران این امکان را می دهد تا امکانات هر صفحه را بصورت دلخواه مدیریت کند. این مزیت مهم به کاربران این امکان را می دهد تا بدون داشتن هیچگونه دانش برنامه نویسی، صفحه کاری خود را شخصی سازی کنند.
• قابلیت توسعه: فرض کنید شما داشبورد مدیریتی سازمان خود را برای واحد های بازاریابی و فروش طراحی کردید؛ اگر واحد جدیدی به مجموعه شما اضافه شود چه؟! در آن حالت بدون شک تمایل دارید تا آن واحدها نیز به نرم افزار داشبورد مدیریتی سازمان مجهز شوند. طراحی داشبورد BI به گونه ای انجام می شود تا به راحتی قابل توسعه باشد و بتوان امکانات جدید را بدان اضافه کرد.

انواع داشبورد مدیریتی

داشبوردها برحسب نوع کارکرد و داده هایی که در اختیار کاربر قرار می دهند به 3 دسته تقسیم می شوند؛ انواع داشبورد مدیریتی عبارتند از:

1. داشبورد مدیریتی عملیاتی: داشبوردهای عملیاتی جهت بررسی فعالیت های روزمره کارکنان و روند انجام وظایف روزانه مورد استفاده قرار می گیرند. اطلاعات این داشبوردها معمولا شامل اطلاعاتی از عملکرد کارکنان(ساعت ورود و خروج، ساعت کار و استراحت، ماموریت ها و مرخصی ها و ... )، وضعیت پروژه ها، موجودی انبار و ... می شود. این نوع داشبورد BI برای افرادی که مدیریت شعبات مختلفی را برعهده دارند و بایستی در آن واحد چندین مرکز را رصد کنند، مناسب است.
2. داشبورد مدیریتی تحلیلی: داشبورد تحلیلی با بهره گیری از هوش مصنوعی، داده ها را آنالیز کرده و الگوها را شناسایی می کند. سپس با تحلیل دقیق داده ها، بینش های جدیدی را ارائه می دهد که می تواند جهت بررسی عملکرد گذشته و پیش بینی آینده و یا تصمیم گیری هایی بر پایه این اطلاعات، مورد استفاده قرار گیرد.
3. داشبورد مدیریتی استراتژیک: داشبورد استراتژیک بر اهداف بلندمدت و شاخص های کلیدی عملکرد سازمان تمرکز دارد و اطلاعاتی مانند درآمد، هزینه، سود و شاخص های رشد در آن نمایش داده می شود. این نوع داشبورد معمولا به درد مدیران ارشد می خورد که با تحلیل KPI های مهم سازمان، استراتژی دستیابی به اهداف بلند مدت سازمان را مورد بازبینی قرار دهند.

داشبورد مدیریتی سازمان شما می تواند یک یا چند نوع از داشبوردهای نام برده شده را در دل خود جای دهد! پیش از آنکه تصمیمی درباره نوع داشبورد بگیرید، ابتدا لازم است با نقش داشبورد مدیریتی در مدیریت سازمان آشنا شوید تا بدانید در هر واحد از سازمان دقیقا به چه داشبوردی نیاز دارید. در صورت وجود هرگونه سوال در این زمینه نیز می توانید از طریق شماره 91013171-021 با ما تماس حاصل نمایید تا کارشناسان مجرب مجموعه بصورت رایگان شما را راهنمایی کنند.

نقش داشبورد مدیریتی در مدیریت سازمان

تا به اینجای مطلب با مفهوم داشبورد مدیریتی آشنا شدید و می دانید این نوع سامانه ها جهت نمایش اطلاعات کلیدی سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و مزایای متعددی را به همراه خواهد داشت. اما این اطلاعات چه نقشی در مدیریت سازمان خواهد داشت؟!

تصمیم گیری هوشمند

تصمیم گیری در زمینه های مختلف، وظیفه مهمی است که برعهده مدیران قرار دارد. داشبورد مدیریتی با ارائه اطلاعات دقیق و شفاف، به مدیران و تیم های مدیریتی این امکان را می دهد تا تصمیم های درستی را اتخاذ نمایند. این داشبوردها امکانات زیر را فراهم می کند که در نهایت می تواند به تصمیم گیری هوشمند منجر شود:

• شناسایی مشکلات: شناسایی مشکلات بخش عمده ای از روند حل آن است! گاهی اوقات ممکن است مدیران تصمیمی برای حل مشکلی بگیرند که اصلا وجود ندارد! یا ریشه در جای دیگری دارد! با استناد به داده های موجود در داشبورد مدیریتی، مدیران می توانند نقاط ضعف و قوت را به خوبی شناسایی کنند و در صدد رفع آن ها تصمیم گیری نمایند.
• یافتن راه حل: اگرچه نرم افزار داشبورد مدیریتی نمی تواند بصورت هوشمندانه و دقیق راه حلی ارائه دهد، اما می تواند به یافتن راه حل کمک کند. این سامانه ها با ارائه اطلاعات دقیق و شفاف، بدون هیچ کم و کاستی چالش های بخش های مختلف مجموعه را نمایان می کنند؛ بدون شک بررسی دقیق این اطلاعات می تواند به پیدا کردن راهکار منجر شود.
• تدوین استراتژی: زمانی که شناخت دقیقی از عملکرد سازمان وجود داشته باشد؛ تعیین هدف و تدوین استراتژی نیز راحت تر و دقیق تر می شود.

بهبود بهره وری

طراحی داشبورد مدیریتی می تواند به بهبود بهره وری بخش های مختلف سازمان کمک نماید. افزایش بهره وری سازمان می تواند بهینه سازی کلیه فرآیندها و همچنین کاهش هزینه ها را به دنبال داشته باشد که در ادامه به توضیح درباره هر مورد خواهیم پرداخت:

• مدیریت منابع انسانی: همانطور که در بخش داشبوردهای عملیاتی عنوان شد، برخی از داشبوردها می توانند گزارشی از عملکرد کارکنان ارائه دهند. مدیران با بررسی ساعت کاری و میزان زمانی که کارمند برای وظایف مختلف خود صرف می کند؛ می توانند بهره وری کارکنان را سنجیده و افرادی که نیاز به آموزش یا تقویت مهارت دارند را شناسایی کنند.
• بهینه سازی فرآیندها: با بهره گیری از داشبورد BI و اطلاعات آن، می توان پروژه های به سرانجام نرسیده یا دارای تاخیر را شناسایی کرد و درصدد رفع چالش های موجود برآمد.
• کاهش هزینه ها و افزایش درآمدها: با بهینه سازی فرآیندها و مدیریت صحیح پروژه ها و منابع انسانی، می توان هزینه های سازمان را به طرز چشمگیری کاهش و حتی درآمدها را افزایش داد.

تقویت استراتژی های کسب و کار

یک سازمان رو به رشد همواره به تقویت استراتژی های خود پایبند است. با طراحی داشبورد مدیریتی، بهتر می توان سرنخ های فروش، پروژه ها و مشتریان را مدیریت کرد و حتی خدمات پس از فروش بهتری را نیز ارائه داد. می پرسید چگونه؟! در ادامه توضیح خواهیم داد:

• پیگیری سرنخ های فروش: عدم تبدیل سرنخ های فروش به مشتری چالش بزرگی برای کسب و کارهاست. بررسی دقیق آمارها و اطلاعات سرنخ های فروش می تواند به شما این دید را بدهد که خدمات یا محصولات شما برای چه افرادی مناسب است و چه افرادی علاقه ای به دریافت خدمات یا محصولات شما ندارند! این داده ها به شما کمک می کند تا مشکلات موجود را رفع کرده و راحت تر بتوانید سرنخ های خود را به مشتری تبدیل کنید.
• بررسی روند انجام پروژه ها: داشبورد مدیریتی می تواند مدیر را کاملا در جریان روند انجام پروژه ها قرار دهد. با این ابزار پروژه ها مطابق با زمانبندی های در نظر گرفته شده اجرا و مشکلات موجود برطرف می شود. این موضوع رفته رفته می تواند به تقویت استراتژی های کسب و کار منجر شود و روال انجام کارها را بهبود دهد.
• افزایش رضایت مشتریان: در صورتیکه پروژه ها به درستی پیگیری و در زمان مقرر انجام شود؛ نیمی از مسیر رضایت مشتری طی شده است. در ادامه با پشتیبانی و بررسی درخواست ها و نظرات و پیشنهادات مشتریان می تواند رضایت ایشان از سازمان را افزایش داد.

تفاوت داده های داشبورد مدیریتی با گزارش های سنتی

مزایا و اهمیت اطلاعات داشبوردهای مدیریتی در سازمان ها غیرقابل انکار است؛ اما آیا نمی توان همین داده ها را با روش های سنتی جمع آوری کرد؟!
گزارش های سنتی معمولا فایل های ورد، اکسل یا پاورپوینتی با متن های طولانی، جدول هایی پر از سطر و ستون، محاسبات دستی انجام شده بعضا همراه با اشتباه، اطلاعات بیات چند هفته گذشته و ... را شامل می شود. در صورتی که در داشبورد مدیریتی اطلاعات سازمان در لحظه آپدیت می شوند و هرگونه تغییر در داشبورد نمایش داده می شود. علاوه بر این، داده ها با بهره گیری از هوش مصنوعی تجزیه و تحلیل شده و در قالب نمودارهای گرافیکی ارائه می شود.
گذشته از این، آماده سازی گزارش های سنتی ممکن است ساعت ها زمان ارزشمند کارکنان را بگیرد و در نهایت نیز خروجی موردنظر را نداشته باشد! اما با بهره گیری از داشبورد مدیریتی، مدیران می توانند در هر جلسه ای اطلاعاتی به روز، صحیح و کامل را در اختیار سهامداران، مشتریان و سایر ذینفعان قرار دهند. در صورت عدم استفاده از داشبورد مدیریتی، سازمان ها ممکن است با چالش های مختلفی روبرو شوند که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم.

سازمان هایی که از داشبورد مدیریتی استفاده نمی کنند با چه چالش هایی روبرو خواهند شد؟

تجربه 15 ساله ما در زمینه طراحی و راه اندازی داشبورد مدیریتی، ما را کاملا با چالش های سازمان ها آشنا کرده است. معمولا سازمان هایی که جهت دریافت مشاوره و ثبت سفارش طراحی داشبورد به ما مراجعه می کنند، در مواجه با چالش های زیر به فکر طراحی داشبورد مدیریتی می افتند.

• عدم دسترسی به نتایج عملکرد واحدهای مختلف سازمان
• عدم تشخیص به موقع دلایل انحراف سازمان از مسیر استراتژیک خود
• ناتوانی در شناسایی دلایل انحراف سازمان از مسیر اهداف
• نبود اطلاعات به روز، صحیح و واقعی
• امکان تصمیم گیری های نادرست توسط مدیریت به واسطه نبود اطلاعات
• ناتوانی در مقایسه نتایج سازمان با اهداف مورد انتظار
• صرف زمان زیاد جهت تهیه گزارشات برای مدیریت
• احتمال وجود خطا در ورود و محاسبه داده های گزارشات دستی
• عدم امکان گزارش دهی با استفاده از فایل های سنتی به مشتریان و ذینفعان
• عدم امکان سطح بندی دسترسی به اطلاعات سازمان
• نبود سیستم گزارش دهی صحیح و یکپارچه از کل سازمان
• ناتوانی در مدیریت شعبات مختلف توسط مدیریت
• عدم آگاهی درباره فرآیندها و پروژه های موجود در شعبات مختلف سازمان
• وجود اختلاف بین داده های موجود در گزارش سنتی با نتایج واقعی

اگر شما نیز با این سبک از چالش ها دست و پنجه نرم می کنید، سفارش طراحی یک داشبورد مدیریتی حرفه ای می تواند بهترین راهکار برای سازمانتان باشد. جهت دریافت مشاوره تخصصی رایگان می توانید از طریق شماره 91013171-021 با کارشناسان ما در تماس باشید.

دستاوردهای استفاده از داشبورد مدیریتی برای سازمان

طراحی داشبورد مدیریت دستاوردهای بسیاری را برای سازمان به همراه خواهد داشت؛ از جمله:

1. افزایش رقابت پذیری سازمان: بهره گیری از امکانات داشبورد مدیریتی می تواند از طرق مختلفی بهبود وضعیت سازمان را به همراه داشته باشد. این موضوع رقابت پذیری سازمان را افزایش می دهد و موجب می شود در میان سایر هم صنفان خود بدرخشد.
2. تصمیم گیری ها استراتژیک صحیح: تحلیل داده ها، یا بهتر است بگوییم تحلیل داده های به روز و صحیح امر مهمی برای تصمیم گیری مدیران است. در محیط کسب و کارهای امروزی، تحلیل داده ها نقش مهمی برای تصمیم گیری های استراتژیک دارد و می تواند به موفقیت یا عدم موفقیت کسب و کار ختم شود. یک مدیر با داشتن داشبورد مدیریتی حرفه ای می تواند تصمیمات صحیح تری اتخاذ کند.
3. شناسایی چالش ها و مشکلات: داشتن اطلاعات جامع از وضعیت گذشته و حال سازمان، به مدیران این امکان را می دهد تا با آگاهی کامل، روندها را تحلیل نموده و آینده را پیش بینی کند. این موضوع سبب می شود تا چالش ها و مشکلات سریعتر شناسایی و راهکار حل آنها پیدا شود.
4. ارزیابی 360 درجه و لحظه ای: داده های لحظه ای از بخش های مختلف، نگرشی 360 درجه ای از عملکرد سازمان به مدیر می دهد. براساس این داده ها مدیران می توانند برای منابع انسانی، فروش، حسابداری و سایر بخش های سازمان خود تصمیم گیری کنند.
5. کاهش زمان و هزینه ها: سفارش طراحی داشبورد مدیریتی سازمان را از هرگونه گزارش دستی بی نیاز خواهد کرد! این موضوع سبب می شود تا کارمندان درگیر تهیه گزارشات سنتی زمانبر نشوند و در زمان و هزینه ها صرفه جویی شود.
6. بهره مندی از اطلاعات لحظه ای: دستاورد مهم دیگری که داشبورد مدیریتی برای سازمان به ارمغان خواهد آورد؛ دسترسی به اطلاعات لحظه ای و به روز است. با این ویژگی مدیران می توانند به صورت لحظه ای و بلادرنگ به اطلاعات تمامی بخش های مختلف سازمان و حتی سایر شعبات دسترسی داشته باشند.
7. داشتن یک ابزار بی همتا برای گزارش گیری: داشبورد مدیریتی با هر ابزاری که تا به امروز برای گزارش گیری داشته اید فرق دارد! این ابزار بی همتا بر اساس خواسته و نیاز سازمان شما طراحی می شود و مزایای شگفت انگیزی را به همراه خواهد داشت. داشبورد مدیریت علاوه بر اینکه اطلاعات را بصورت بلادرنگ در قالبی شسته رفته و گرافیکی نمایش می دهد؛ امکان رصد کردن سازمان از هرکجای دنیا با هر دستگاهی را برای مدیر فراهم می کند.

طراحی داشبورد مدیریتی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

اگر صاحب کسب و کاری کوچک باشید، شاید با خواندن این مقاله به این نتیجه رسیده باشید که داشبورد مدیریتی برای سازمان ها و ادارات بزرگ دولتی و خصوصی مناسب است و به درد مجموعه شما نمی خورد! این تصور کاملا اشتباه است و صنایع مختلف با هر ابعادی می توانند از داشبوردهای مدیریتی جهت بهبود وضعیت خود، بهره مند شوند.
بدون شک هر مدیری به سیستمی جهت رصد کردن فرآیندهای کاری مجموعه خود نیاز دارد و این امر تنها مختص کسب و کارهای بزرگ نیست. در صورتی که به ابزاری حرفه ای جهت گزارش گیری، تحلیل داده ها، بررسی روند انجام پروژه ها و تصمیم گیری های استراتژیک نیاز دارید؛ داشبورد مدیریتی می تواند تمامی این امکانات را در اختیار شما قرار دهد. شما می توانید جهت سفارش طراحی داشبورد BI با ویژگی های مورد نظرتان، از طریق شماره 91013171-021 با ما تماس حاصل نموده و از شرایط همکاری مطلع شوید.

ویژگی های داشبورد مدیریتی موفق و حرفه ای

اگرچه داشبورد مدیریتی مزایای خوبی را برای مدیران و سازمان ها به همراه خواهد داشت؛ اما برای عملکرد بهتر، لازم است به بهترین شکل طراحی شود. یک داشبورد مدیریتی خوب و حرفه ای بایستی ویژگی های زیر را داشته باشد تا بتواند نتایج شگفت انگیزی را برای سازمان رقم بزند:

• قابلیت سفارشی سازی: داشبورد مدیریتی بایستی براساس نیازهای سازمان و گزارشات مورد نظر کارفرما طراحی و پیاده سازی شود. استفاده از یک داشبورد برای سازمان های مختلف کار اصولی و درستی نیست و ممکن است داشبورد خوب یک سازمان، نتواند نیازهای سازمان دیگری را پوشش دهد.
• طراحی ماژولار: طراحی ماژولار داشبورد مدیریتی به کاربران این امکان را می دهد تا براساس نیاز خود، امکانات صفحه را مدیریت و چیدمان کنند.
• توجه به قواعد UI/UX: طراحی ساده و کاربرپسند و ریسپانسیو بودن سیستم موضوع مهمی است که بایستی در طراحی و پیاده سازی داشبوردها در نظر گرفته شود. معمولا افرادی که با این سیستم ها سروکار دارند دانش فنی برنامه نویسی ندارند و لازم است تا پنل کاربری تا حدامکان ساده باشد. موضوع مهم دیگر ریسپانسیو بودن سامانه است تا ذینفعان بتوانند از طریق دستگاه های مختلف به داشبورد خود دسترسی داشته باشند.
• به روز بودن اطلاعات: دسترسی به اطلاعات لحظه ای دلیل اصلی بسیاری از افراد برای سفارش داشبورد BI است. اگر یک داشبورد نتواند اطلاعات به روز و لحظه ای را ارائه کند پس چه فرقی با گزارشات سنتی خواهد داشت؟!
• امکان تعیین سطح دسترسی: در یک سازمان، افراد با سمت های مختلفی ممکن است نیاز به کار با داشبورد مدیریتی داشته باشند. تعیین سطح دسترسی قابلیت مهمی است که بایستی در داشبورد وجود داشته باشد تا بتوان به افراد مختلف، بسته به مسئولیت، امکان مشاهده اطلاعات سازمان را داد.
• تحلیل صحیح داده ها و ارائه گزارشات بصورت گرافیکی: داشبورد مدیریتی بایستی بتواند با بهره گیری از هوش مصنوعی، داده ها را به خوبی تحلیل کرده و نتایج آن را در قالب نمودار، جدول و سایر المان های گرافیکی نمایش دهد.
• هزینه مناسب: با توجه به اینکه طراحی داشبورد مدیریتی بصورت اختصاصی انجام می شود؛ احتمالا هزینه زیادی خواهد داشت. شناسایی دقیق نیاز های کسب و کار می تواند شما را از طراحی المان های اضافی بی نیاز کرده و هزینه تولید سامانه را به طور چشمگیری کاهش دهد. این موضوع کاملا به تجربه و تخصص شرکتی که با آن قرارداد می بندید بستگی دارد. درنیکا با داشتن تجربه ای 15 ساله و آشنایی با چالش های سازمان ها، آماده ارائه مشاوره تخصصی رایگان در این زمینه است. شما می توانید از طریق شماره 91013171-021 با ما در ارتباط باشید و از نحوه همکاری اطلاعات کسب کنید.

مراحل طراحی داشبورد مدیریتی

طراحی و پیاده سازی داشبورد مدیریتی در شرکت درنیکا طی 9 مرحله انجام می شود:

مرحله اول: آشنایی با فرآیندهای کاری سازمان

بعد ار عقد قرارداد همکاری، پیش از هر کاری ابتدا جلساتی با ذینفعان مختلف سازمان برگزار می شود. در طول این جلسات تلاش می کنیم تا به شناخت کافی فرآیندهای کاری برسیم و درک درستی از نیازهای سازمان پیدا کنیم. نتایج این مرحله به طور مستقیم روی خروجی پروژه تاثیر خواهد گذاشت، بنابراین با دقت هرچه بیشتر و صرف زمان کافی انجام خواهد شد.

مرحله دوم: تحلیل نیازمندی ها

با شناسایی نیازهای سازمان، به خوبی می توانیم این نیازها را تحلیل کنیم؛ با این کار دقیقا می دانیم کارفما چه چیزی می خواهد و چگونه باید آن را پیاده سازی کنیم!

مرحله سوم: جمع آوری و یکپارچه سازی داده ها

برای طراحی یک داشبورد مدیریتی حرفه ای و موفق، لازم است داده های تمامی واحدهای سازمان، جمع آوری و یکپارچه سازی شوند. بدیهی است بدون داشتن این اطلاعات، داشبورد مدیریتی یک پنل خام و ناکارآمد خواهد بود!

مرحله چهارم: انتخاب تکنولوژی مناسب

تکنولوژی ها و زبان های برنامه نویسی مختلفی در پیاده سازی داشبوردهای مدیریتی به کار می روند. در این مرحله براساس داده های بدست آمده و تحلیل های انجام شده، تجربه و تخصص خودرا به کار می گیریم تا مناسب ترین تکنولوژی ها را برای پروژه انتخاب نماییم. توجه داشته باشید، در صورتیکه بررسی ها نشان دهد که شما نیاز به طراحی داشبورد اختصاصی ندارید، شما را جهت استفاده از ابزارهای محبوب طراحی داشبورد مدیریتی راهنمایی خواهیم کرد. در بخش بعدی مقاله، حتما این ابزارها را معرفی خواهیم کرد.

مرحله پنجم: طراحی رابط کاربری

پس از انتخاب تکنولوژی، نوبت به طراحی رابط کاربری می رسد. در این مرحله، کارشناسان UI/UX درنیکا تلاش می کنند تا با درکی که از خواسته های سازمان پیدا کرده اند، رابط کاربری ساده و شکیلی را طراحی کنند. رابط کاربری مطابق با امکانات مورد نظر، با توجه به رنگبندی سازمانی و بصورت ریسپانسیو طراحی می شود تا در مشاهده داده ها هیچ مشکلی بوجود نیاید.
لازم به ذکر است، در پایان این مرحله، رابط کاربری طراحی شده به سازمان طرف قرارداد ارائه شده و در صورت تایید، پروسه پیاده سازی آغاز می شود.

مرحله ششم: پیاده سازی و اجرا

با تایید رابط کاربری، پروژه وارد فاز اجرا می شود. در صورت وجود سیستم های مدیریت محتوای قدیمی، پیاده سازی سیستم های جدید به گونه ای انجام می شود تا تمامی داده ها با هم ادغام شده و در یک ساختار مشخص نمایش داده شوند.

مرحله هفتم: تست و آزمایش

در نهایت پس از پیاده سازی، پروژه وارد فاز تست می شود. در این مرحله، بخش های مختلف سامانه مورد آزمایش قرار گرفته و درستی عملکرد سیستم بررسی می شود. در صورت وجود هرگونه چالش، ایرادات توسط کارشناسان درنیکا رفع می شود تا داشبورد با حداقل خطا به کارفرما تحویل داده شود.

مرحله هشتم: تحویل و آموزش

گرچه تمامی بخش های داشبورد مدیریتی به ساده ترین شکل طراحی و پیاده سازی می شود؛ اما آموزش کار با پنل وظیفه ما در هنگام تحویل پروژه است. در این مرحله، باز هم جلساتی با ذینفعان مختلف داشبورد برگزار می شود و بسته به سطح دسترسی ها، نحوه کار با پنل و ماژول های مختلف سامانه آموزش داده می شود.

مرحله نهم: پشتیبانی

تیم درنیکا، با اطمینان از کارایی سامانه، تا یک سال پس از تحویل پروژه، پشتیبانی از داشبورد مدیریتی را بصورت رایگان انجام می دهد. در صورت وجود هرگونه چالش در عملکرد سیستم، تیم پشتیبانی ما بصورت 24 ساعته پاسخگوی سوالات شما کارفرمای گرامی خواهد بود.

ابزارها و فناوری‌های طراحی داشبورد مدیریتی

در کنار سفارش طراحی داشبورد مدیریتی، راهکارهای دیگری نیز وجود دارد که می تواند شما را از صرف هزینه برای پیاده سازی بی نیاز کند. در برخی از موارد امکانات مورد نظر کارفرما به گونه ای است که ابزارهای آماده ای جهت دسترسی به آنها وجود دارد. در این حالت، با هدف کاهش هزینه ها، ابزارها و فناوری های طراحی داشبورد مدیریتی را معرفی خواهیم کرد.
نرم افزارهایی مانند Power BI، Tableau و Qlik ابزارهای محبوبی در طراحی داشبورد مدیریتی هستند و به تحلیل و دسته بندی داده ها کمک می کنند. توجه داشته باشید، این پلتفرم ها تنها برای هدف مورد نظر مناسب هستند و در صورتیکه قصد توسعه و افزودن امکانات جدید را داشته باشید، ممکن است به کار نیایند!

هزینه طراحی داشبورد مدیریتی چقدر است؟

هزینه طراحی داشبورد مدیریتی به امکانات مورد نظر سازمان بستگی دارد و بایستی با بررسی دقیق نیازها اعلام شود. جهت اطلاع از هزینه ها، لازم است ابتدا با برگزاری جلسه مشاوره رایگان، انتظارات شما از داشبورد را بررسی کنیم.
در برخی از موارد ممکن است هیچ سیستمی جهت جمع آوری و مدیریت محتوا وجود نداشته باشد و تمامی پروسه ها بصورت دستی انجام شود. در این حالت بسته به نیازهای سازمان، امکانات سامانه تعیین و هزینه طراحی اعلام می شود.
در بعضی از سازمان ها، سیستم های مدیریت محتوای منفصل وجود دارد که بایستی به صورت یکپارچه جمع آوری شده و سپس امکانات جدید اضافه شود.تعرفه همکاری در این حالت به نوع و حجم تغییرات بستگی دارد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر درباره هزینه طراحی داشبورد مدیریتی و استعلام قیمت حدودی، می توانید از طریق شماره 91013171-021 با کارشناسان ما تماس حاصل نمایید.

داشبورد مدیریتی ابزاری مدرن و قدرتمند است که با بهره گیری از هوش مصنوعی می تواند داده ها را به بهترین شکل تحلیل نموده و در قالب گرافیکی ارائه نماید. این سیستم ها به مدیران این امکان را می دهند تا با آگاهی کامل از شرایط بخش های مختلف سازمان، تصمیم گیری های استراتژیک انجام دهند.
مرکز تخصصی آی تی درنیکا با بهره گیری از تجربیات 15 ساله خود در زمینه طراحی داشبورد مدیریتی برای سازمان های کوچک و بزرگ، آماده ارائه مشاوره تخصصی و همکاری با مجموعه شماست.